みなさんの周りにも多くの仕事を短期間にこなして、結果を出している周りから優秀と言われている人がいることでしょう。あの人のように出来るようになりたいけど、あの人は能力が高いから…、頭がいいから…と特別に考えていませんか。
実は、仕事が出来る人は、多くの仕事をスピーディーにできる人というわけではありません。みんな同じ人間、一人がこなせる仕事量は大きくは変わらないはず、ではその差はどこにあるのでしょう？
結論から言うと、その差は優先順位の付け方にあります。仕事が出来る人は、自分の資源を何にどう使うのかを決めていて、重要な仕事、つまり結果に繋がることにエネルギーを使うことで、欲しい成果、求められる結果を出しています。頑張っているのに成果が出ない、何から手をつけたらいいかわからないという方はまずは、優先順位の付け方を身につけましょう。段階を踏んで順番に説明していきます。
時間管理のマトリクスを理解する
第一段階は、時間管理のマトリクスを理解することです。
時間管理のマトリクスとはアメリカの作家でありコンサルタントでもある「スティーブン・R.コビー」の著書「７つの習慣」にある考え方です。人が成長し、豊かな人生を送るために優先すべき考え方を分かりやすく説明したものです。下の図をのようなマトリクスに当てはめて考えます。自分自身の日々の行動がどこに当てはまって、どの順番に行動しているかを考えてみてください。
重要度と緊急度を考える
時間管理のマトリクスの四つの領域でどこから行動するか？正解は第1→第２→第３→第４と行動することです。
しかし、多くの方が第１の次に第３の領域に手をつけがちです。目の前の緊急のことは重要ではないが、やることで行動した気になり達成感を得られます。しかし、求める結果への影響が少ないので、大きな成果には繋がりません。そこで、まずは重要度と緊急度を基に優先順位を決めます。基本的に重要度の高いものの中で緊急度が高いものから実施します。
重要度と緊急度が判ったら、仕事のリストアップして整理してみましょう。リストアップのコツは重なった仕事、時間がかかる仕事を分けて考えることです。重なった仕事は、１つで２つのことが完了するかもしれません。時間がかかる仕事は、プロセスを分けて、タスクごとに考えると良いでしょう。自分の仕事の総量が見えることで、仕事の組み立てがしやすくなりますので、頭の中で考えるより、書き出すことが重要です。
仕事の仕分けをする
仕事をリストアップできたら、具体的に優先順位を決めていきます。時間管理のマトリクスを基に優先順位のフレームワークを使用し、仕事を仕分けしていきます。ここでは、第１の領域を「すぐにやること」、第２の領域を「いつやるか決める」、第３の領域を「任せる」、第４の領域を「やらない・暇なときにやる」と定義付けて仕分けします。
図のような仕事内容を参考に、現在の状況を踏まえて、仕事の重要度、緊急度を考えて、優先順位を付けていきます。仕分けのコツはやりたい、やりやすい基準ではなく、最短で成果を出すことを基準にすることです。人間は楽をしたい生き物ですので簡単なこと、楽にできることからやりたくなります。優先順位の決め方が重要度から難易度にすり替わってしまい、仕事をこなしたのに思った成果が出ないことがよくあります。緊急度の高い仕事は目に見えて片付いて行くので、達成感が感じやすいものです。たくさん仕事をこなした気分になりますが、重要度が低いので、トータルでは生産性が上がらない事態になりかねません。一番考えなければならないのは、その仕事が成果に繋がるかどうか、つまり重要度が高いかどうかです。この部分は常に注意しましょう。
優先順位に従って仕事に集中する
仕分けができたらあとは進めていくだけです。特に、いつやるか決めるものに関しては、目の前の仕事の状況により、できなかった、時間が足りなかったなどで決めた通りにいかないことがあります。その場合、改めて、重要度と緊急度を見極め、優先順位を付けます。
おすすめは決めたことは、決めたタイミングで必ず実施することです。あとでいいや、明日にしようと先延ばしにすると、重要なこととなのに遅れが生じて、望んだ成果に辿り着かない可能性があります。自身のことであれば良いですが、仕事となると取り返しがつかない状況になり、周りに迷惑をかけてしまう場合もあります。冒頭でも言いましたが、出来る人は重要度の高いものを集中して取り組むから、成果が出るのです。
まとめ
結果が出る人は優先順位を決めて、重要度の高いものから実施しています。結果を出したいなら仕事の仕分けが必要です。仕分けした仕事の優先順位を明確にして、結果に繋げるには、
①時間管理のマトリクスを理解し、重要度と緊急度により仕事の仕分けをする
②仕事をリストアップし優先順位のフレームワークに当てはめる
③重要度・緊急度の高いものから集中して実施する
この順番で進めれば、今より成果の出る仕事ができて、周りからも一目置かれる存在になるでしょう！ただし、自身が優先順位を決めていても、周りの人は違う優先順位を持っているかもしれません。その際は、自分が考える優先度と相手が考える優先度を捉え、より重要度の高いものから取り組むことで、チームとしても成果が出やすくなります。力を重要な事に集中させてより良い結果が出せるように、優先順位を考えて成果の高い仕事をしましょう！
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